Tutorial Outsourcing
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Document Management
Document Management
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Document Management
La divisione Document Management è una delle aree di attività ad alta specializzazione di Progetto Lavoro.
Risparmiare spazio, risparmiare tempo, risparmiare denaro: questi sono gli obiettivi che la business unit Document Management di Progetto Lavoro propone ai propri Clienti.
Risparmiare spazio
Risparmiare spazio, risparmiare tempo, risparmiare denaro: questi sono gli obiettivi che la business unit Document Management di Progetto Lavoro propone ai propri Clienti.
Risparmiare spazio
- Progetto Lavoro trasferisce e custodisce l’archivio cartaceo presso proprie strutture a norma di legge
- gestisce le richieste di consultazione e recapito dei documenti da consultare
- riordina e informatizza l’archivio (anche presso la sede del Cliente).
- con l’archiviazione digitale dei documenti si riduce drasticamente il tempo che gli operatori dedicano alla ricerca e gestione dei documenti
- con la gestione in outsourcing della piattaforma, erogata via web, si azzera il tempo dedicato alla gestione informatica
- l’accesso alle soluzioni di document management di Progetto Lavoro non prevede investimenti iniziali
- tutti i servizi vengono proposti in modalità pay per use, garantendo la massima flessibilità e controllabilità dei costi
- con la conservazione sostitutiva (la cui responsabilità viene delegata a Progetto Lavoro) si eliminano tutti i costi legati alla gestione della carta (ammortamenti macchinari, materiali di consumo, spazi e cancelleria, ecc.)
PRINCIPALI SERVIZI EROGATI
Deposito e gestione archivi fisici- trasferimento, deposito e custodia presso strutture a norma di legge
- gestione delle richieste di consultazione e recapito dei documenti da consultare
- miglioramento criteri di organizzazione e ottimizzazione degli spazi
- scansione e profilazione dei documenti cartacei
- recupero e digitalizzazione archivi storici
- progettazione e strutturazione dell’archivio digitale
- installazione on-site presso la struttura IT del Cliente
- erogazione in modalità ASP mediante un data center certificato (standard BS7799)
- consultazione dei documenti via web, gestione del workflow documentale
- assunzione della responsabilità della conservazione, secondo quanto previsto dalle norme CNIPA
- stesura del manuale di conservazione, adeguamento alle mutate esigenze dell’azienda
- esecuzione delle operazioni informatiche necessarie per la creazione dei volumi di conservazione, del back-up dell’archivio e del disaster recovery
- dematerializzazione dei documenti cartacei
CASE HISTORY
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Un broker assicurativo, corrispondente italiano di un importante Gruppo straniero, presente sul territorio nazionale con due sedi e una capillare copertura commerciale grazie a una rete di broker e di partner.
L’esigenza
Progetto Lavoro a progettato e realizzato una piattaforma digitale di gestione elettronica dei documenti interfacciata con il sistema gestionale del cliente.
La piattaforma è fruibile via web in una logica di full outsourcing ed è integrata con un motore di work-flow per l’automazione dei processi documentali.
Il sistema è implementato in parte dal cliente e in parte dagli operatori di Progetto Lavoro che gestiscono il sistema di back-office.
I risultati
Oltre agli obiettivi sopra indicati:
Document Management (1)
Il clienteUn broker assicurativo, corrispondente italiano di un importante Gruppo straniero, presente sul territorio nazionale con due sedi e una capillare copertura commerciale grazie a una rete di broker e di partner.
L’esigenza
- razionalizzare l’organizzazione interna dei documenti, semplificando e velocizzando l’operatività dei collaboratori interni
- aumentare l’efficacia di ricerca e reperibilità, raggruppando i documenti secondo criteri omogenei, con possibilità di ricerca per chiavi predefinite e creazione di fascicoli e dossier automatici
- ridurre i costi legati alla necessità di archiviare i documenti in forma cartacea (spazi, costi di stampa, impiego di risorse, ecc.)
- implementare la sicurezza attraverso iniziative di disaster recovery
Progetto Lavoro a progettato e realizzato una piattaforma digitale di gestione elettronica dei documenti interfacciata con il sistema gestionale del cliente.
La piattaforma è fruibile via web in una logica di full outsourcing ed è integrata con un motore di work-flow per l’automazione dei processi documentali.
Il sistema è implementato in parte dal cliente e in parte dagli operatori di Progetto Lavoro che gestiscono il sistema di back-office.
I risultati
Oltre agli obiettivi sopra indicati:
- recupero dell’archivio storico
- condivisione della piattaforma con broker e partner, per una gestione integrata dell’intero processo organizzativo e di business
- miglioramento di alcuni flussi interni, con il superamento delle carenze del sistema gestionale
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Una società commerciale italiana appartenente al settore healthcare, presente sul territorio con oltre Xxxx negozi, ripartiti fra punti vendita diretti e esercizi in franchising.
L’esigenza
Progetto Lavoro a progettato e realizzato una piattaforma digitale di gestione elettronica dei documenti interfacciata con il sistema gestionale del cliente.
La piattaforma è fruibile via web in una logica di full outsourcing ed è integrata con un sistema di conservazione sostitutiva.
I documenti cartacei vengono inviati a Progetto Lavoro che li inserisce nel sistema gestionale, li digitalizza mediante scanner, li indicizza, li archivia e, una volta cristallizzati nei volumi di conservazione, li dematerializza.
I risultati
Oltre agli obiettivi sopra indicati:
Document Management (2)
Il clienteUna società commerciale italiana appartenente al settore healthcare, presente sul territorio con oltre Xxxx negozi, ripartiti fra punti vendita diretti e esercizi in franchising.
L’esigenza
- Esternalizzare la gestione del ciclo passivo, snellendo la struttura interna e svincolandola dai picchi di lavoro
- Implementare un archivio digitale delle fatture fornitori, senza sovraccaricare la divisione IT con la gestione di ulteriore hardware e software
- Ridurre i costi legati alla necessità di archiviare i documenti in forma cartacea (spazi, costi di stampa, impiego di risorse, ecc.)
- Avviare un progetto di conservazione sostitutiva secondo norme CNIPA, senza creare una struttura interna per gestirla
Progetto Lavoro a progettato e realizzato una piattaforma digitale di gestione elettronica dei documenti interfacciata con il sistema gestionale del cliente.
La piattaforma è fruibile via web in una logica di full outsourcing ed è integrata con un sistema di conservazione sostitutiva.
I documenti cartacei vengono inviati a Progetto Lavoro che li inserisce nel sistema gestionale, li digitalizza mediante scanner, li indicizza, li archivia e, una volta cristallizzati nei volumi di conservazione, li dematerializza.
I risultati
Oltre agli obiettivi sopra indicati:
- Miglioramento dell’efficacia dei processi interni di controllo fatture e autorizzazione al pagamento
- Esternalizzazione totale delle incombenze legate all’attivazione della conservazione sostitutiva
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Una grande società di compravendita immobiliare presente su tutto il territorio nazionale con più di 1.000 agenzie.
L’esigenza
Il cliente deve gestire spedizioni con una ciclicità ben definita, ma variabile nei diversi periodi dell’anno, ad esempio con punte di 13.000 plichi da inviare nel mese di gennaio che si riducono a 2.000 nel mese di aprile.
In particolare l’Ufficio Marketing è periodicamente impegnato in grandi volumi di invii relativi a:
Progetto Lavoro ha organizzato internamente un reparto in grado di fornire servizi di gestione dell’Ufficio Postale per diversi clienti, così da ottimizzare tempi e costi, ovviando alle criticità legate alla discontinuità delle prestazioni richieste.
Sulla base di questa esperienza e realtà organizzativa, il cliente ha scelto di esternalizzare presso la sede di Progetto Lavoro tutto il servizio di posta, sia in uscita che in entrata.
Nei periodi prestabiliti Progetto Lavoro si fa carico di tutte le postalizzazioni richieste dai diversi uffici del cliente, smistando il flusso sulla base di un elenco di agenzie e di referenti interni all’ufficio centrale costantemente aggiornato.
I risultati
Il cliente ha rilevato un miglioramento sensibile del servizio in termini di precisione e puntualità, liberando al contempo risorse e spazi interni.top ^
Gestione Ufficio Posta
Il clienteUna grande società di compravendita immobiliare presente su tutto il territorio nazionale con più di 1.000 agenzie.
L’esigenza
Il cliente deve gestire spedizioni con una ciclicità ben definita, ma variabile nei diversi periodi dell’anno, ad esempio con punte di 13.000 plichi da inviare nel mese di gennaio che si riducono a 2.000 nel mese di aprile.
In particolare l’Ufficio Marketing è periodicamente impegnato in grandi volumi di invii relativi a:
- rifornimento di materiali promozionali alle agenzie
- mailing ai clienti con specifiche promozioni
- invio di gadget a clienti e dipendenti
- liberare risorse interne, peraltro occupate nel servizio postale in modo discontinuo e quindi antieconomico
- evitare di occupare spazi aziendali per il servizio di spedizione, riservandoli ad attività più strategiche e, quindi, riducendo l’incidenza dei costi strutturali
Progetto Lavoro ha organizzato internamente un reparto in grado di fornire servizi di gestione dell’Ufficio Postale per diversi clienti, così da ottimizzare tempi e costi, ovviando alle criticità legate alla discontinuità delle prestazioni richieste.
Sulla base di questa esperienza e realtà organizzativa, il cliente ha scelto di esternalizzare presso la sede di Progetto Lavoro tutto il servizio di posta, sia in uscita che in entrata.
Nei periodi prestabiliti Progetto Lavoro si fa carico di tutte le postalizzazioni richieste dai diversi uffici del cliente, smistando il flusso sulla base di un elenco di agenzie e di referenti interni all’ufficio centrale costantemente aggiornato.
I risultati
Il cliente ha rilevato un miglioramento sensibile del servizio in termini di precisione e puntualità, liberando al contempo risorse e spazi interni.top ^